Lorsqu’on gère une entreprise qui travaille avec de nombreux clients, il est loin d’être aisé de s’assurer qu’on est payé en temps et en heure. C’est d’autant plus vrai dans le cas où on fait sa compta manuellement ou que l’on utilise des logiciels inadaptés à l’instar d’Excel. Car en plus du risque d’erreurs humaines lors de la saisie, toutes les relances doivent être effectuées à la main. Dans cet article, on vous donne ainsi quelques conseils pour que vous puissiez optimiser le recouvrement de vos créances.
Premier conseil : utiliser un logiciel spécialisé et performant
Oui, il existe aujourd’hui des logiciels de recouvrement, c’est-à-dire des solutions prévues pour vous faciliter le recouvrement de vos créances. Une fois que vous en aurez utilisé un, vous comprendrez qu’il s’agit d’un outil indispensable pour optimiser le suivi et la relance de vos factures impayées. Voici entre autres ce qu’il permet de réaliser :
- L’automatisation de l’envoi des rappels par email en respectant les délais légaux que vous avez indiqué dans la facture.
- La centralisation de toutes les informations relatives à vos clients dans une interface à la fois simple et intuitive.
- Le suivi en temps réel de vos créances avec des indicateurs pour avoir un aperçu de la situation globale.
- La création de rapports se basant sur les données collectées afin de prendre note des axes d’amélioration possibles.
Avec toutes ces fonctions, vous pouvez ainsi espérer une division par 4 du temps passé à recouvrer vos créances !
Deuxième conseil : adopter une stratégie de relance adaptée à chaque client
Malheureusement, tout le monde n’est pas logé à la même enseigne : vous tomberez le plus souvent sur des clients qui paient très rapidement, mais il arrive aussi que ce soit moins fluide chez certains. Le problème, c’est que les gros clients ne sont pas toujours ceux qui réagissent le plus vite. Et comme vous ne voudriez pas les perdre au moindre impayé, il va falloir aussi optimiser votre stratégie de communication.
Concrètement, cela passe par l’établissement de scénarios de relance différents en fonction de critères comme le type de relation commerciale, le délai moyen de paiement… Par exemple, mieux vaut privilégier une relance préventive et courtoise pour un client fidèle qui a un retard ponctuel. Car si vous prenez un ton ferme dans ce cas précis, votre chiffre d’affaires risque d’en pâtir à l’arrivée !
Troisième conseil : ne pas hésiter à recourir à des solutions externes
Parfois, on peut se trouver dans une situation où tous nos efforts ne suffisent plus. N’oubliez pas que les logiciels spécialisés permettent d’optimiser les processus, mais qu’ils ne constituent pas une solution miracle si l’autre partie ne compte pas payer. Il existe ainsi des solutions externes si vous souhaitez rester focaliser sur votre activité :
- Le recouvrement amiable : il consiste à confier le dossier à un cabinet spécialisé, qui va prendre en charge la relance du client débiteur. Avec lui, il n’y a pas de frais judiciaires à débourser.
- Le recouvrement judiciaire : c’est celui que l’on utilise une fois que toutes les solutions ont été épuisées. Il est plus long et onéreux, c’est pourquoi il vaut mieux y avoir recours uniquement pour de grosses sommes en jeu.